Pirkimų tvarkos aprašas

I. BENDROSIOS NUOSTATOS 

1. Tvarkos aprašas nustato AB „Panevėžio butų ūkis“(toliau – Bendrovė)  administracijos vykdomų pirkimų iš bendrovės lėšų sąlygas ir tvarką. Bendrovė vadovaujasi Lietuvos Respublikos civiliniu kodeksu (toliau – CK), Lietuvos Respublikos aplinkos ministro įsakymu ūkio subjektų, kurie pagal Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymą nėra perkančiosios organizacijos, kitais įstatymais ir poįstatyminiais teisės aktais ir šiuo Tvarkos aprašu.

2. Bendrovės prekių, paslaugų ir darbų pirkimų tvarką (toliau – Tvarkos aprašas) tvirtina ir keičia bendrovės direktorius.

3. Tvarkos apraše vartojamos pagrindinės sąvokos:

3.1. Apklausa – pirkimo būdas, kai Bendrovė raštu arba žodžiu apklausia keletą pasirinktų tiekėjų dėl prekių pardavimo ir (ar) paslaugų teikimo, ir (ar) darbų atlikimo pagal Pirkimų organizatoriaus  nustatytas pirkimo sąlygas;

3.2. Derybos – pirkimo būdas, kai bendrovė konsultuojasi su Tiekėjais ir su vienu ar keliais iš jų derasi dėl pirkimo sutarties sąlygų;

3.3. Konkursas – pirkimo būdas, kai pirkimo skelbimas dėl prekių pirkimo ir (ar) paslaugų teikimo ir (ar) darbų atlikimo pagal Bendrovės nustatytas pirkimo sąlygas yra publikuojamas Lietuvoje leidžiamame ir platiname dienraštyje, Bendrovės interneto svetainėje ir kiekvienas suinteresuotas tiekėjas gali pateikti pasiūlymą;

3.4. Pasiūlymas – tiekėjo raštu pateiktų dokumentų visuma, kuria siūloma tiekti prekes, teikti paslaugas ar atlikti darbus pagal Bendrovės nustatytas pirkimo sąlygas, arba viešai (internete, reklaminėje medžiagoje ar kitaip) tiekėjų pateikiama informacija apie pirkimo objektą; 

3.5. Elektroninės priemonės – elektroninė įranga, naudojama duomenims, perduodamiems ir gaunamiems laidinėmis, radijo, optinėmis ar kitomis elektromagnetinėmis priemonėmis, apdoroti (įskaitant skaitmeninę kompresiją) ir saugoti;

3.6. Pirkimo organizatorius – Bendrovės direktoriaus įsakymu sudaryta pirkimo komisija (toliau – Komisija) arba paskirtas atsakingas darbuotojas (toliau – Organizatorius), kuris šio aprašo nustatyta tvarka organizuoja pirkimus;

3.7. Pirkimo iniciatorius – įmonės darbuotojai (įmonės vadovo įsakymu paskirti asmenys) toliau – Iniciatorius), kurie nurodė poreikį Organizatoriui įsigyti reikalingų prekių, paslaugų arba darbų;

3.8. Pirkimas – Pirkimų organizatoriaus atliekamas ir Tvarkos aprašu reglamentuojamas prekių, paslaugų ar darbų pirkimas

3.9. Pirkimo dokumentai – Pirkimų organizatoriaus skelbiami ar pateikiami tiekėjams dokumentai, apibūdinantys perkamą objektą ir pirkimo sąlygas; 

3.10. Pirkimo pradžia – apklausos atveju Pirkimų organizatoriaus kreipimasis į tiekėją        (-jus), prašant pateikti pasiūlymą, arba viešai (internete, reklaminėje medžiagoje ar kitaip) tiekėjo pateiktos informacijos apie pirkimo objektą peržiūros pradžia, arba konkurso atveju – pirkimo skelbimo paskelbimas spaudos leidinyje ir Bendrovės interneto svetainėje;

3.11. Pirkimo skelbimas – Pirkimo organizatoriaus pranešimas Bendrovės interneto svetainėje, Lietuvoje leidžiamame ir platinamame dienraštyje apie organizuojamą prekių, paslaugų ar darbų pirkimo konkursą;

3.12. Darbų pirkimas – pirkimas, kurio dalykas yra atlikti arba kartu suprojektuoti ir atlikti darbus, susijusius su viena iš statistikos departamento patvirtinto  Ekonominės veiklos rūšių klasifikatoriaus, išvardytų veiklos rūšių arba bet kokiomis priemonėmis atlikti darbus, atitinkančius Pirkimo organizatoriaus nustatytus reikalavimus. Darbas yra tam tikrų statybos darbų, kaip visumos, rezultatas, kuris gali savarankiškai atlikti ekonominę ar techninę funkciją;

3.13. Paslaugų pirkimas – pirkimas, kurio dalykas yra paslaugos, taip pat pirkimas, kurio dalykas yra prekės ir paslaugos, jeigu paslaugų vertė didesnė už prekių kainą, ar pirkimas, kurio dalykas yra paslaugos ir darbai, jeigu šie darbai tik papildo perkamas paslaugas;

3.14. Prekių pirkimas – pirkimas, kurio dalykas yra prekių pirkimas, nuoma, lizingas (finansinė nuoma), pirkimas išsimokėtinai, numatant jas įsigyti ar to nenumatant, taip pat perkamų prekių pristatymo, montavimo, diegimo ir kitos jų parengimo naudoti paslaugos;

3.15. Tiekėjas (prekių tiekėjas, paslaugų teikėjas, rangovas) – ūkio subjektas – fizinis asmuo ar tokių asmenų grupė (toliau – tiekėjas)  – galintis pasiūlyti ar siūlantis prekes, paslaugas ar darbus;

3.16. Pirkimo sutartis (toliau – pirkimo sutartis) – Bendrovės ir vieno ar daugiau tiekėjų raštu arba žodžiu sudaryta sutartis, kurios dalykas yra prekės, paslaugos ar darbai ir kuria siekiama ekonominės naudos.

Sutartis sudaroma žodžiu tik tada, kai pirkimo sutarties vertė yra mažesnė kaip 3000,00 Eur (be PVM), sutartimi laikyti sąskaitą faktūrą arba kitus buhalterinės apskaitos dokumentus.

II. PIRKIMO TIKSLAS IR PAGRINDINIAI PRINCIPAI 

4. Pirkimo tikslas – vadovaujantis Tvarkos apraše nustatytais reikalavimais sudaryti pirkimo sutartį, leidžiančią įsigyti Bendrovei reikalingų prekių, paslaugų ar darbų,  racionaliai ir skaidriai naudojant Bendrovės lėšas.

5. Bendrovė užtikrina, kad atliekant pirkimo procedūras, nustatant laimėtoją ir vykdant pirkimo sutarties reikalavimus būtų laikomasi lygiateisiškumo, nediskriminavimo, abipusio pripažinimo, proporcingumo, skaidrumo principų.

6. Komisijos, Organizatoriai pirkimus turi vykdyti taip, kad būtų užtikrintas kuo didesnis tiekėjų varžymasis ir pirkimo rezultatas – įsigytų reikiamos kokybės prekių, paslaugų ar darbų kainos  neviršytų analogiškų prekių, paslaugų ar darbų vidutinių rinkos kainų. 

III. NUMATOMO PIRKIMO VERTĖS NUSTATYMAS

7. Numatomo prekių, paslaugų ir darbų pirkimo vertė yra Bendrovės numatomų sudaryti tos pačios rūšies prekių ir (arba) paslaugų ar to paties objekto darbų pirkimo sutarčių vertė, skaičiuojama imant visą mokėtiną sumą be pridėtinės vertės mokesčio, įskaitant visas sutarties pasirinkimo ir pratęsimo galimybes. Pirkimo vertė skaičiuojama tokia, kokia ji yra pirkimo pradžioje.

8. Jeigu prekių, paslaugų ar darbų pirkimas atliekamas vieną kartą per einamuosius finansinius metus (arba per 12 mėnesių nuo pirkimo pradžios), šio pirkimo vertė yra numatomos sudaryti pirkimo sutarties vertė, jei keletą kartų, – pirkimo vertė yra numatoma bendra visų to paties tipo prekių, paslaugų ar darbų pirkimo sutarčių vertė.

9. Bendrovė, vykdydama konkrečių prekių, paslaugų ar darbų pirkimus, turi teisę skaidyti pirkimo vertę į dalis, jei visoms išskaidytoms pirkimo dalims bus taikomas pirkimo būdas, pagal Tvarkos aprašo 7–8 punktų nuostatas taikytinas visai pirkimo vertei.

10. Jeigu skirtingo tipo prekių pirkimas vykdomas vienam objektui, tai pirkimą galima skaidyti į dalis ir laikyti, kad ta kiekviena dalis yra atskiras pirkimas. 

IV. PIRKIMŲ ORGANIZAVIMAS IR VYKDYMAS

11. Bendrovėje direktoriaus įsakymu pagal perkamų prekių, paslaugų ir darbų grupes sudaromos komisijos. Komisijos paruošia sekančių metų pirkimų planus, nustato perkamų prekių, paslaugų ir darbų rūšis, paskiria atsakingus pirkimų organizatorius, atsižvelgdamos į sudaromas palankiausias prekių tiekimo sąlygas tvirtina Tiekėjų sąrašą. Tiekėjų sąrašai gali būti papildomi atsiradus naujiems tiekėjams. Komisijų sudaryti pirkimų planai įforminami Komisijų protokolais, kuriuos derina Bendrovės direktorius.

12. Kiekvienas pirkimo procedūrose dalyvaujantis ar priimantis sprendimus, susijusius su pirkimu, asmuo (komisijos nariai, pirkimų iniciatoriai, pirkimų organizatoriai) turi pasirašyti Viešųjų pirkimų tarnybos kartu su Vyriausiąja tarnybinės etikos komisija nustatytos formos nešališkumo deklaraciją ir konfidencialumo pasižadėjimą (Tvarkos aprašo priedai Nr. 1; 2).

13. Bendrovės   pagrindinės veiklos – pastatų bendrojo naudojimo patalpų administravimo, nuolatinės techninės priežiūros, remonto ir bendrovės savoms reikmėms – prekių, paslaugų ir darbų  pirkimus vykdo direktoriaus įsakymu paskirti Pirkimo organizatoriai:

13.1. Komisija pirkimą gali vykdyti apklausos arba konkurso būdu. Konkurso organizavimas yra privalomas, kai numatomo pirkimo sutarties vertė be pridėtinės vertės mokesčio yra lygi ar didesnė nei 30 000,00 EUR. Kai prekių, paslaugų ar darbų pirkimo sutarties vertė yra didesnė nei 10 000,00 EUR (be PVM), bet mažesnė nei 30 000,00 EUR (be PVM)  apklausa vykdoma raštu. Kai prekių, paslaugų ar darbų pirkimo sutarties vertė yra didesnė nei 5000,00 EUR (be PVM), bet mažesnė nei 10 000,00 EUR (be PVM)  apklausa gali būti vykdoma žodžiu. Visais atvejais Komisija gali pasirinkti vykdyti pirkimą konkurso būdu. Komisija pirkimą organizuoja vadovaujantis šiuo Tvarkos aprašu ir Pirkimų procedūrų atmintine (Tvarkos aprašo priedas Nr.5)      (pakeista AB „Panevėžio butų ūkis“ 2022-10-12 direktoriaus įsakymu Nr. V-71);

13.2. Organizatorius pirkimą gali vykdyti apklausos (žodžiu ar raštu) būdu. Kai prekių ar paslaugų pirkimo sutarties vertė yra lygi arba mažesnė nei 3 000,00 EUR (be PVM), apklausa vykdoma žodžiu. Kai prekių ar paslaugų pirkimo sutarties vertė yra didesnė nei 3 000,00 EUR bet mažesnė nei 5 000,00 (be PVM), apklausa vykdoma raštu. Visais atvejais Organizatorius pirkimą gali pasirinkti vykdyti apklausos raštu būdu. Organizatorius pirkimą organizuoja vadovaujantis šiuo Tvarkos aprašu ir Pirkimų procedūrų atmintine (Tvarkos aprašo priedas Nr.5) (pakeista AB „Panevėžio butų ūkis“ 2022-10-12 direktoriaus įsakymu Nr. V-71);

13.3. Kai numatoma prekių pirkimo sutarties vertė lygi arba mažesnė nei  2000,00 EUR (be PVM),  Organizatorius pirkimą vykdo iš Bendrovės direktoriaus patvirtinto Tiekėjų sąrašo.“ (pakeista AB „Panevėžio butų ūkis“ 2022-10-12 direktoriaus įsakymu Nr. V-71).

14. Pirkimas pradedamas organizuoti, kai Organizatorius iš Iniciatoriaus  gauna Pirkimų paraišką (Tvarkos aprašo priedas Nr. 3). Iniciatorius Pirkimų paraišką pildo:

14.1. Su Užsakovo suderinus Lokalinę sąmatą ir sudarius Rangos darbų sutartį;

14.2. Gavus iš Užsakovo prašymą;

14.3. Vadovaujantis metiniu pirkimų planu.

15. Pirkimo organizatorius pirkimo pradžioje privalo tiekėjams pateikti tikslius ir aiškius minimalius techninius ir (arba) funkcinius perkamų prekių, paslaugų ir darbų reikalavimus ir (arba) apibūdinti norimą rezultatą, pasiūlymo pateikimo terminą, kitas pirkimo sąlygas ir tiekėjų pasiūlymų vertinimo kriterijus, siūlomas šalims pasirašyti pirkimo sutarties sąlygas. Taip pat turi teisę nustatyti minimalius tiekėjų kvalifikacijos, finansinių, ekonominių ir techninių pajėgumų reikalavimus ir parengti išsamius pirkimo dokumentus.

16. Apibūdinant pirkimo objektą negali būti nurodytas konkretus modelis ar šaltinis, konkretus procesas ar prekės ženklas, patentas, tipai, konkreti kilmė ar gamyba, dėl kurių tam tikriems tiekėjams ar tam tikriems produktams būtų sudarytos palankesnės sąlygos arba jie būtų atmesti, išskyrus atvejus, kai neįmanoma tiksliai ir suprantamai apibūdinti pirkimo objekto, kai yra pirkimas vykdomas pagal konkretų užsakovo reikalavimą ir kai perkamas objektas turi atitikti projektinę dokumentaciją.

17. Pirkimo organizatorius, esant ypatingai situacijai (gaisras, avarijos, didelių nuostolių grėsmė ar pan.) turi teisę vykdyti pirkimą, neatsižvelgiant į šio aprašo 13 punkto nustatytas aplinkybes.

18. Apklausa gali būti atliekama raštu arba pasinaudojant viešai tiekėjų pateikta informacija (internete, reklaminėje medžiagoje ir pan.) apie siūlomas prekes, paslaugas, darbus. Tame pačiame pirkime dalyvaujantys tiekėjai turi būti apklausiami ta pačia forma.

19. Pirkdamas apklausos būdu, Pirkimo organizatorius privalo apklausti ne mažiau kaip tris pirkimo organizatoriaus  nustatytus minimalius reikalavimus atitinkančius potencialius tiekėjus, galinčius teikti pirkime numatytas prekes, paslaugas ar darbus, išskyrus Tvarkos aprašo 21 ir  25 punktuose nustatytus atvejus.

 20. Apklausa laikoma įvykusia, jei yra gautas bent vienas tiekėjo pasiūlymas, atitinkantis Pirkimo organizatoriaus nustatytus minimalius reikalavimus.

21. Mažiau tiekėjų, negu nurodyta Tvarkos aprašo 19 punkte, gali būti apklausiama šiais atvejais:

21.1. paaiškėjus, kad yra mažiau tiekėjų, kurie gali patiekti reikalingas prekes, suteikti paslaugas ar atlikti darbus;

21.2. didesnio tiekėjų skaičiaus apklausa reikalautų neproporcingai didelių laiko ir žmogiškųjų išteklių ar lėšų sąnaudų.

22. Perkant konkurso būdu Bendrovė privalo parengti pirkimo skelbimą ir organizuoti jo išspausdinimą Lietuvoje leidžiamame dienraštyje ir Bendrovės interneto svetainėje.

23. Konkursas laikomas įvykusiu, jei yra gautas bent vienas tiekėjo pasiūlymas, atitinkantis Pirkimo organizatoriaus nustatytus minimalius reikalavimus.

24. Konkursui neįvykus dėl to, kad nebuvo gauta nė vieno Pirkimo organizatoriaus nustatytus reikalavimus atitinkančio tiekėjo pasiūlymo, Pirkimo organizatorius turi teisę pakartotinį pirkimą vykdyti apklausos būdu Tvarkos aprašo nustatyta tvarka.

25. Neatsižvelgiant į numatomo pirkimo vertę, Pirkimo organizatorius turi teisę tiesiogiai kreiptis į vieną tiekėją kviesdamas jį pateikti pasiūlymą ar sudaryti sutartį šiais atvejais:

25.1. tiekti prekę, suteikti paslaugas ar atlikti darbus dėl techninių priežasčių gali tik konkretus Tiekėjas arba tiekėjas, turintis išimtines teises gaminti (tiekti) šias prekes, teikti šias paslaugas ar atlikti šiuos darbus;

25.2. pirkimo organizatorius pagal ankstesnę pirkimo sutartį iš kokio nors tiekėjo pirko prekių  ar paslaugų ir nustatė, kad iš jo verta pirkti papildomai, siekiant iš dalies pakeisti turimas ir įprastines prekes ar įrenginius arba padidinti turimų prekių ar įrenginių kiekį, kai, pakeitus tiekėją, Pirkimų organizatoriui, reikėtų įsigyti medžiagų, turinčių kitokias technines charakteristikas ir dėl to atsirastų nesuderinamumas ar per didelių techninių eksploatacijos ir priežiūros sunkumų, ar neproporcingai didelių laiko ir žmogiškųjų išteklių, ar lėšų sąnaudų. Papildomo pirkimo kaina neturi viršyti 30 % pagrindinės sutarties vertės (be PVM);

25.3. kai dėl aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti, paaiškėja, kad yra reikalingi papildomi darbai arba paslaugos, kurie nebuvo įrašyti į sudarytą pirkimo sutartį ir kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, arba kai tokie darbai ar paslaugos, nors ir gali būti atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, yra būtinai reikalingi jai užbaigti. Tokia papildomų darbų ar paslaugų pirkimo sutartis gali būti sudaroma tik su tuo tiekėju, su kuriuo buvo sudaryta pradinė pirkimo sutartis, o visų kitų papildomai sudarytų pirkimo sutarčių kaina neturi viršyti 30 procentų pagrindinės pirkimo sutarties vertės.

26. Jeigu kreipiamasi tik į vieną tiekėją, jam gali būti pateikiama ne visa Tvarkos aprašo 15 punkte nurodyta informacija, jeigu manoma, kad kita informacija yra nereikalinga.

27. Pirkimo organizatorius gali nustatyti tik šiuos tiekėjų pasiūlymų vertinimo kriterijus:

27.1. mažiausios kainos – kai laimėjusiu pripažįstamas pasiūlymas, kuriame nurodyta mažiausia kaina;

27.2. ekonominio naudingumo – kai laimėjusiu pripažįstamas pasiūlymas, surinkęs daugiausia balų pagal ekonominio naudingumo vertinimo kriterijus.

28. Pirkimo organizatorius privalo visiems tiekėjams taikyti vienodus reikalavimus ir kriterijus, suteikti vienodas galimybes ir pateikti vienodą informaciją.

29. Atsižvelgdamas į pirkimo būdą ir sudėtingumą, pirkimo organizatorius privalo nustatyti protingą pasiūlymų pateikimo terminą. Perkant konkurso būdu, pasiūlymų pateikimo terminas negali būti trumpesnis negu 14 dienų nuo pirkimo paskelbimo.

30. Nepriklausomai nuo pasirinkto pirkimo būdo Pirkimo organizatorius, užtikrindamas Tvarkos aprašo 4-5 punktuose nustatytų principų laikymąsi, turi teisę derėtis su tiekėjais dėl techninių, ekonominių, teisinių ir kitokių pasiūlymo sąlygų siekdamas ekonomiškiausio rezultato. Derybos turi būti vykdomos su visais tiekėjais, pateikusiais pirkimų organizatoriui nustatytus minimalius reikalavimus atitikusius pirminius pasiūlymus. Derybų metu tiekėjai neturi būti diskriminuojami jiems pateikiant skirtingą informaciją arba kaip nors kitaip ribojant atskirų tiekėjų galimybes pagerinti savo pasiūlymus. Derybų rezultatai įforminami protokolu. Visiems tiekėjams turi būti taikomi vienodi reikalavimai, suteikiamos vienodos galimybės ir pateikiama vienoda informacija.

31. Tiekėjų galutiniai pasiūlymai vertinami pagal tiekėjams pirkimo pradžioje nurodytus vertinimo kriterijus. Vertinami tiekėjų galutiniai pasiūlymai, tik atitinkantys Pirkimo organizatoriaus  nustatytus minimalius reikalavimus.

32. Pirkimo organizatorius turi parengti ir užpildyti apklausos (žodžiu ar raštu)  atveju – Tiekėjų apklausos pažymą (Tvarkos aprašo priedas Nr. 4), konkurso atveju – konkurso vertinimo protokolą ir kitus vertinimo dokumentus. Perkant konkurso būdu, konkurso vertinimo protokolą ir (arba) kitus vertinimo dokumentus privalo užpildyti ir pasirašyti komisija. Organizatorių Tiekėjų apklausos pažymos registruojamos Tiekėjų apklausos  registravimo žurnale. Komisijų pirkimai registruojami Pirkimų registravimo žurnale.

33. Pirkimo organizatorius gali prašyti, kad tiekėjai paaiškintų savo pasiūlymus, tačiau negali prašyti, siūlyti arba leisti pakeisti pasiūlymo, pateikto apklausos ar konkurso metu, ar galutinio pasiūlymo, pateikto derybų metu, esmės – pakeisti kainą arba padaryti kitų pakeitimų, dėl kurių pirkimo dokumentų reikalavimų neatitinkantis pasiūlymas taptų atitinkantis pirkimo dokumentų reikalavimus. Pirkimo organizatorius, pasiūlymų vertinimo metu radęs pasiūlyme nurodytos kainos apskaičiavimo klaidų, privalo paprašyti tiekėjų per nurodytą terminą ištaisyti pasiūlyme pastebėtas aritmetines klaidas, nekeičiant vokų su pasiūlymais atplėšimo posėdžio metu paskelbtos kainos. Taisydamas pasiūlyme nurodytas aritmetines klaidas, tiekėjas neturi teisės atsisakyti kainos sudedamųjų dalių arba papildyti kainą naujomis dalimis. Jei tiekėjas per nurodytą terminą neištaiso aritmetinių klaidų ir (ar) nepaaiškina pasiūlymo, jo pasiūlymas atmetamas kaip neatitinkantis pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų.

34. Pirkimo organizatorius pasiūlymą turi atmesti, jeigu:

34.1. paraišką arba pasiūlymą pateikęs tiekėjas neatitinka pirkimo dokumentuose nustatytų minimalių kvalifikacijos reikalavimų, pateikus prašymą nepatikslino pateiktų netikslių ar neišsamių duomenų apie savo kvalifikaciją;

34.2. pasiūlymas neatitinka pirkimo dokumentuose nustatytų kitų reikalavimų, pateikus prašymą nepatikslino pateiktų netikslių ar neišsamių duomenų;

34.3. visi dalyviai, kurių pasiūlymai neatmesti dėl kitų priežasčių, pasiūlė per dideles kainas (kaina laikytina per didele, jeigu ji yra didesnė už suplanuotas lėšas);

34.4. pateiktame pasiūlyme nurodyta prekių, paslaugų ar darbų kaina yra neįprastai maža, Bendrovė privalo pareikalauti, kad dalyvis pagrįstų siūlomą kainą, o jeigu dalyvis nepateikia tinkamų kainos pagrįstumo įrodymų, pasiūlymą privalo atmesti;

34.5. pateiktame pasiūlyme yra aritmetinių klaidų ir dalyvis per Bendrovės nurodytą terminą jų neištaiso (nekeičiant vokų su pasiūlymais atplėšimo posėdžio metu paskelbtos kainos) ir (ar) nepaaiškina pasiūlymo, pasiūlymas atmetamas kaip neatitinkantis pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų.

35. Laimėjusiu pripažįstamas ekonomiškai naudingiausias tiekėjo galutinis pasiūlymas arba tas galutinis pasiūlymas, kuriame nurodyta mažiausia kaina.

36. Pirkimo organizatorius bet kuriuo metu iki pirkimo sutarties sudarymo turi teisę nutraukti pirkimo procedūras, jeigu atsirado aplinkybių, kurių nebuvo galima numatyti.

37. Priėmęs sprendimą nutraukti pirkimo procedūras, Pirkimo organizatorius ne vėliau kaip per 3 darbo dienas nuo sprendimo priėmimo privalo apie šį sprendimą pranešti visiems pasiūlymus pateikusiems tiekėjams, o jeigu pirkimo procedūros nutraukiamos iki galutinio pasiūlymo pateikimo termino, – visiems pirkimo sąlygas ir (arba) pirkimų dokumentus įsigijusiems tiekėjams. Jeigu pirkimo sąlygos ir (arba) pirkimo dokumentai skelbiami viešai (pavyzdžiui, interneto svetainėje), ten pat skelbiamas pranešimas apie pirkimo procedūrų nutraukimą.

38. Vykdant apklausą arba perkant konkurso būdu, išskyrus atvejus, kai apklausa vykdoma pasinaudojant viešai tiekėjų pateikta informacija (internete, reklaminėje medžiagoje ir pan.),  Pirkimo organizatorius  nedelsdamas (ne vėliau kaip per 5 darbo dienas) tiekėjus raštu informuoja apie priimtą sprendimą, nurodydamas laimėtoją, su kuriuo numatoma sudaryti pirkimo sutartį. Pirkimo organizatorius ta pačia tvarka turi informuoti apie priežastis, dėl kurių buvo priimtas sprendimas nesudaryti pirkimo sutarties. 

V. PIRKIMO SUTARTIS

39. Pirkimo sutartis sudaroma su laimėjusį pasiūlymą pateikusiu tiekėju arba, kai kreipiamasi tik į vieną tiekėją, su vienintelį pasiūlymą pateikusiu tiekėju, kurio galutinis pasiūlymas atitinka pirkimo organizatoriaus nustatytus reikalavimus. Sudarant pirkimo sutartį negali būti keičiama laimėjusio tiekėjo pasiūlymo kaina (jei buvo vykdytos derybos Tvarkos aprašo 30 punkte nustatyta tvarka – derybų protokole užfiksuota galutinė derybų kaina) ir pirkimo dokumentuose bei galutiniame pasiūlyme nustatytos pirkimo sąlygos. Sudarant sutartį gali būti reikalaujama, kad tiekėjas pateiktų sutarties įvykdymo garantiją ar užtikrintų prievolių įvykdymą kitais Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse numatytais prievolių įvykdymo užtikrinimo būdais.

40. Jeigu tiekėjas, kuriam pasiūlyta sudaryti (pasirašyti) pirkimo sutartį, raštu atsisako ją sudaryti arba jei tiekėjo pateikta informacija melaginga, arba tiekėjas atsisako sudaryti pirkimo sutartį pirkimo dokumentuose nustatytomis sąlygomis, laikoma, kad jis atsisakė sudaryti pirkimo sutartį, tada siūloma sudaryti pirkimo sutartį tiekėjui, kurio pasiūlymas pagal patvirtintą pasiūlymų eilę yra pirmas po tiekėjo, atsisakiusio sudaryti pirkimo sutartį.

41. Pirkimo sutartis sudaroma šalims ją pasirašant, galutinai suderinus visus pirkimo sutarties punktus.

42. Papildomų sutarties susitarimų projektai rengiami, derinami ir pasirašomi vadovaujantis atitinkamai Taisyklių 42  punktu.

43. Sutartis sudaroma raštu. Žodžiu ji gali būti sudaroma tik tada, kai pirkimo sutarties vertė yra mažesnė kaip 5000,00 Eur (be PVM), sutartimi laikyti sąskaitą faktūrą arba kitus buhalterinės apskaitos dokumentus.“ (pakeista AB „Panevėžio butų ūkis“ 2022-10-12 direktoriaus įsakymu Nr. V-71).

44. Sutarties vykdymo kontrolę ir atitiktį pirkimo sąlygoms vykdo  Pirkimo organizatorius ir Pirkimo iniciatorius (Tvarkos aprašo priedas Nr.6). Kontrolė pasibaigia įvykdžius visus sutartyje numatytus šalių įsipareigojimus, nutraukus sutartį šalių susitarimu arba įsiteisėjus teismo sprendimui (nutarčiai) dėl sutarties nutraukimo. 

VI. PRETENZIJŲ NAGRINĖJIMAS

45. Tiekėjas turi teisę pateikti pretenziją per 5 darbo dienas nuo bendrovės pranešimo raštu apie jos priimtą sprendimą išsiuntimo tiekėjams dienos. Kiekviena pretenzija, nesutarimas ar reikalavimas, gali būti sprendžiami derybų keliu. Šiuo atveju į pretenziją, nesutarimą ar reikalavimą atsako pirkimo  organizatorius. Nepavykus pretenzijos, nesutarimo ar reikalavimo išspręsti derybų keliu, direktoriaus įsakymu kiekvienam atvejui spręsti sudaroma pirkimų pretenzijų nagrinėjimo komisija, kurią sudaro ne mažiau kaip 3 (trys) nariai, t.y. pirkimų iniciatorius ir kiti su pirkimu nesusiję asmenys.

46. Pretenzijų nagrinėjimo komisija, gavusi suinteresuoto kandidato ar suinteresuoto dalyvio raštu pateiktą pretenziją, ne vėliau kaip per 15 dienų nuo jo gavimo dienos, išnagrinėja pretenzijas, vadovaudamasi Viešųjų pirkimų įstatymu bei bendrovės direktoriaus patvirtintu pirkimų tvarkos aprašu.

47. Pretenzijų nagrinėjimo komisija, išnagrinėjusi pretenziją, posėdžio protokolą pateikia pirkimų organizatoriui ar komisijai (priklausomai nuo to, kas vykdo pirkimą) ir teikia atsakymą suinteresuotam kandidatui ar dalyviui.

48. Tiekėjas, kuris mano, kad nesutarimai, ginčai ar reikalavimai negali būti išspręsti derybų keliu ir tuo pažeidė ar pažeis jo teisėtus interesus, turi teisę Lietuvos Respublikos įstatymų nustatyta tvarka su ieškiniu kreiptis į teismą. 

VII. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

49. Pirkimo organizatorius privalo saugoti pirkimo sutartis, pirkimo vykdymo ir vertinimo dokumentus ir kitus su pirkimu susijusius dokumentus 10 (dešimt) metų po pirkimo procedūrų įvykdymo. Sutartys - PVM sąskaitos faktūros arba kiti buhalterinės apskaitos dokumentai - saugomos buhalterijoje.

50. Raštu reiškia bet kokią informacijos išraišką žodžiais arba skaičiais, kurią galima perskaityti, atgaminti ir perduoti. Šis terminas apima elektroninėmis priemonėmis perduotą ir saugomą informaciją.